Отчёт отдела продаж: пример, структура и расчёт прогноза

Отчёт отдела продаж: зачем он нужен и каким бывает

Отчёт отдела продаж - это сводка цифр, по которой руководитель понимает, выполнит ли отдел план, где застревают сделки и почему компания теряет клиентов. Хороший отчёт отвечает на эти три вопроса за пять минут чтения. Плохой занимает десять страниц и не помогает принять ни одного решения.

Отчёт нужен не для контроля ради контроля. Его задача - вовремя увидеть отставание от плана и успеть что-то сделать до конца месяца. Если отчёт читают только в последний день периода, он уже описывает прошлое, а не помогает управлять.

По сути это часть управленческого учёта: отчёт связывает работу сотрудников с выручкой и прибылью компании. Он помогает определить, какой этап процесса продаж работает хуже остальных, и оценить, хватит ли сделок в работе для плана. Чем проще отчёт, тем быстрее по нему принимают решения.

Простыми словами

Представьте приборную панель автомобиля. Водителю не нужны данные о каждой детали двигателя, ему нужны скорость, топливо и предупреждающие лампочки. Отчёт отдела продаж - такая же панель для руководителя: несколько цифр, которые показывают, куда едет бизнес и не пора ли тормозить. Всё остальное - для механика, а не для водителя.

Виды отчётов

Отчётность отдела продаж обычно состоит из нескольких отчётов разной частоты. Каждый отвечает на свой вопрос и нужен своему читателю. Ниже основные виды и то, что в них смотреть.

Мировая практика: три факта об отчётах и продажах

Ниже три факта о том, как отчёты и данные влияют на работу продавцов. У каждого есть открытый источник, он назван в тексте. Они касаются времени менеджеров, перегрузки и качества данных.

Больше половины времени - не продажи

По седьмому изданию исследования Salesforce State of Sales, продавцы тратят 60% времени на задачи, не связанные с продажами. Среди них компания называет ручной ввод данных, поиск информации о лидах и постоянное переключение между инструментами. Часть этого времени - подготовка отчётов.

Вывод: каждый отчёт, который менеджер заполняет вручную, отнимает время у клиентов. Отчёт стоит собирать из CRM автоматически, а от менеджера требовать только корректного ведения сделок. Если на отчёты уходит час в день, это восьмая часть восьмичасового рабочего дня.

Перегрузка мешает выполнять план

По опросу Gartner среди 1 026 B2B-продавцов, результаты которого вышли в сентябре 2024 года, 72% сказали, что перегружены числом навыков, которые требует работа, 50% - количеством технологий. Перегруженные продавцы на 45% реже выполняли план продаж. В том же опросе продавцы, которые эффективно работают с инструментами ИИ, в 3,7 раза чаще выполняли план.

Вывод: десять отчётов и пять систем не делают отдел эффективнее. Чем меньше полей и форм, тем аккуратнее их заполняют и тем больше времени остаётся на сделки. Хороший отчёт - короткий: он должен помочь продавцу, а не стать ещё одной задачей.

Четверть данных - под сомнением

В ноябре 2025 года Salesforce опубликовал исследование State of Data and Analytics: опрошены 3 800 руководителей по аналитике и ИТ и 3 852 руководителя бизнеса в 18 странах. Руководители по данным оценивают, что 26% данных их компаний недостоверны. 49% из них говорят, что компании иногда или часто делают неверные выводы из данных без делового контекста.

Вывод: прогноз и отчёт точны настолько, насколько аккуратно ведутся сделки в CRM. Пустые суммы, устаревшие этапы и сделки без даты следующего шага превращают прогноз в угадывание. Поэтому у каждого этапа сделки должна быть своя вероятность, проверенная на прошлых данных, а руководитель раз в неделю проверяет, обновлены ли сделки.

Методика: что должно быть в отчёте отдела продаж

Полезный отчёт состоит из нескольких блоков, каждый из которых отвечает на конкретный вопрос. Лишние цифры убирают: если показатель не влияет на решения, его не смотрят. Ниже шесть ключевых блоков.

Активность менеджеров - звонки и встречи - в этот список не входит, хотя её считают чаще всего. Она нужна для разбора работы конкретного менеджера, а не для управления отделом. Сама по себе активность не показывает, выполнит ли отдел план.

Отчёт по планам продаж

Отчёт по планам продаж сравнивает факт с планом не только в конце месяца, но и на каждую текущую дату. Если к 15-му числу выполнено 40% плана, а прошла половина месяца, отставание видно сразу. Как составить сам план и разбить его по месяцам и менеджерам, разобрано в статье про план продаж.

Конверсия, средняя сумма и цикл сделки

Кроме план-факта, в отчёт стоит включить три показателя воронки: конверсию по этапам, среднюю сумму сделки и цикл - сколько дней проходит от заявки до оплаты. Конверсия показывает, на каком этапе теряются клиенты, средняя сумма - не уходят ли менеджеры в мелкие сделки, цикл - когда ждать денег. Как считать воронку в деньгах, разобрано в статье про воронку продаж.

Эти показатели полезно сравнивать по менеджерам. Если у одного конверсия из переговоров в счёт вдвое ниже, чем у остальных, проблема в его работе, а не в рынке. Если низкая у всех, дело в продукте, цене или процессе.

Причины отказов

Причины отказов записывают из короткого списка: цена, сроки, выбрали конкурента, нет бюджета, не дозвонились, другое. Свободный текст анализировать почти невозможно, а список за месяц даёт понятное распределение в процентах. Через квартал по нему видно, что меняется, а что повторяется из месяца в месяц.

Причины отказов полезны не только отделу продаж. Если клиенты уходят из-за цены, это вопрос к ценовой политике и маркетингу, если из-за сроков - к складу и производству. Отчёт показывает результат работы всей компании, а не только менеджеров.

Отчётность менеджера по продажам

Менеджер отчитывается не формой, а состоянием своих сделок в CRM: этап, сумма, дата следующего шага, причина отказа. Если сделки ведутся аккуратно, отчёт менеджера собирается сам. Если нет - никакая форма отчёта не спасёт. Руководитель проверяет не форму, а то, обновлены ли сделки к планёрке.

Что проверить в первую очередь

Прежде чем придумывать новые отчёты, стоит проверить шесть вещей. Порядок ниже - от того, что сильнее всего влияет на качество отчётов, к тому, что слабее. Без первых двух пунктов любой отчёт будет неточным.

1. Все ли сделки в CRM
   Заявки из звонков, почты, мессенджеров - в одной системе.
2. Описаны ли этапы сделки
   Что значит «КП отправлено», «переговоры», «счёт выставлен».
3. Есть ли план на месяц
   По отделу и по каждому менеджеру.
4. Записываются ли причины отказов
   Из списка, а не свободным текстом.
5. Актуальна ли база клиентов
   Контакты, ответственный менеджер, история сделок.
6. Сколько времени уходит на отчёты
   И что из этого можно собрать автоматически.

Для отчётов хватает CRM: amoCRM стоит от 599 рублей за пользователя в месяц, у Битрикс24 есть бесплатный тариф и «Базовый» за 2 490 рублей в месяц на пять пользователей. Сводный отчёт для собственника можно собрать в Google Таблицах из выгрузки CRM. В проекте УМК после внедрения CRM заявки перестали теряться между менеджерами. Сотрудник, который отвечает за CRM, следит, чтобы поля заполнялись одинаково.

Когда нужен взгляд со стороны

Часто руководитель видит в отчёте то, что хотят показать менеджеры. На консультации, записаться на которую можно через форму заявки, я разбираю ваши вводные - сайт, цифры по заявкам и продажам, текущие каналы, и на выходе остаётся список приоритетных решений. Как и в проекте УМК, работать стоит с фактами клиентских взаимодействий, а не с пересказами менеджеров.

Взгляд со стороны полезен и при внедрении CRM. Часто систему настраивают под привычки сотрудников, а не под вопросы руководителя, и через полгода отчёты снова ведут в таблицах. Лучше сначала решить, какие цифры нужны, и только потом настраивать поля и этапы.

Как составить отчёт отдела продаж самому: шаги и пример

Составить такой отчёт можно за одну-две недели, если CRM уже есть. Шаги ниже ведут от вопросов к готовому отчёту. Итог - одна страница, которую руководитель читает раз в неделю. Количество показателей на ней лучше держать небольшим.

1. Запишите вопросы
   Что руководитель хочет узнать из отчёта и какие решения принять.
2. Выберите показатели
   Не больше 6-8: план-факт, прогноз, воронка, зависшие сделки, отказы.
3. Опишите этапы и вероятности
   По прошлым сделкам посчитайте, какая доля с каждого этапа доходит до оплаты. Это позволяет считать прогноз, а не угадывать его.
4. Настройте сбор из CRM
   Чтобы отчёт собирался без ручного ввода.
5. Проведите первую планёрку по отчёту
   Разберите отставания и зависшие сделки. На каждую - следующий шаг и срок.
6. Уберите лишнее через месяц
   Показатели, которые ни разу не повлияли на решения.

Пример отчёта и расчёт прогноза

Ниже условный пример недельного отчёта отдела из шести менеджеров на 20-е число месяца. План на месяц - 4 млн рублей, факт - 2,4 млн рублей. Прогноз считают по сделкам в работе с вероятностями, которые взяты из прошлых данных.

Взвешенный прогноз по всем сделкам в работе - 2,72 млн рублей, но не все они закроются в этом месяце: от КП до оплаты обычно проходит больше 10 дней, а до конца месяца их осталось 10. Если в этом месяце реально оплатить сделки этапа «счёт выставлен» и половину прогноза по переговорам, прогноз на месяц - 2,4 + 0,96 + 0,4 = 3,76 млн рублей, то есть до плана не хватает 240 000 рублей. Руководитель видит это 20-го числа, а не 31-го, и успевает поработать с крупными сделками.

Вероятность этапа считают по прошлым данным: из скольких сделок, дошедших до этапа, в итоге получили оплату. Например, если за полгода КП отправили по 50 сделкам, а оплатили 10, вероятность этапа - 20%. Раз в квартал вероятности пересчитывают и сравнивают прогноз с фактом, чтобы оценить его точность.

Отчёт по продажам за год

Раз в год собирают отдельный отчёт: выручка и прибыль по месяцам, клиентам, продуктам и каналам, средняя сумма сделки, конверсия и цикл в сравнении с прошлым годом. Его задача - не проверить менеджеров, а понять, что изменилось в бизнесе. На его основе составляют план на следующий год и решают, куда вкладывать силы отдела.

Годовой отчёт по продажам особенно полезен, если разбить клиентов на группы: кто вырос, кто сократил закупки, кто ушёл. Часто оказывается, что основной рост дали несколько крупных клиентов, а потери незаметно копились в средних. Какие рычаги роста продаж есть у компании, разобрано в статье о том, как увеличить продажи компании.

Типичные ошибки и когда хватит простой таблицы

Ниже пять ошибок, из-за которых отчёты о продажах не помогают управлять. Почти все связаны с тем, что отчётов слишком много или они собираются вручную. Каждую видно за первый месяц. Исправлять их лучше по одной.

Отдельная ловушка - отчёт только по выручке. Менеджеры с крупными скидками выглядят лучшими, хотя приносят меньше прибыли. Почему объём продаж не равен прибыли и как это показать в отчёте, разобрано в статье про объём продаж.

Когда хватит простой таблицы

Если менеджер один или два, а сделок в месяц несколько десятков, хватит таблицы: план, факт, сделки в работе, причины отказов. Сложная отчётность нужна, когда менеджеров больше трёх и руководитель не видит каждую сделку сам. Если неясно, где теряются клиенты, бесплатный экспресс-аудит покажет это до настройки отчётов.

Если отчёты показывают, что сделки годами застревают на одном этапе, дело часто не в менеджерах, а в процессе: долгое согласование цены, медленный склад, нет образцов. Такие места ищут разбором процесса от заявки до оплаты. Как это сделать, описано в статье про анализ бизнес-процессов.

Условный пример: отчёт отдела продаж поставщика спецодежды

Пример условный, цифры иллюстративные. Поставщик спецодежды и средств защиты продаёт предприятиям, в отделе шесть менеджеров. Каждый вечер они заполняют отчёт в таблице на 40 строк, а собственник всё равно узнаёт о провале плана в последний день месяца.

Расчёт показал, что ручные отчёты стоили дорого: шесть менеджеров по часу в день - около 126 часов в месяц. При стоимости часа менеджера 600 рублей это около 75 600 рублей в месяц, не считая продаж, которые не сделали за это время. Причины отказов за первый месяц показали главную проблему: треть проигранных тендеров - из-за сроков поставки, а не цены. Освободившееся время менеджеры направили на звонки по зависшим сделкам.

Решения: перевести отчётность в CRM, оставить шесть показателей и еженедельную планёрку по ним, договориться со складом о резерве ходовых размеров. Похожая логика была в проекте «Вокорд Телеком», где решение у клиента принимали несколько человек и до каждого нужно было дойти лично: в таких продажах отчёт должен показывать, с кем из них уже говорили. Как разобрать продажи глубже, описано в статье про анализ продаж, другие проекты с цифрами - в разделе кейсов.

Термины

Отчёт отдела продаж

Сводка показателей, по которой руководитель управляет продажами.

План-факт

Сравнение фактических продаж с планом на текущую дату, в рублях и процентах.

Прогноз продаж

Ожидаемая выручка до конца периода по сделкам в работе.

Воронка продаж

Число сделок на каждом этапе от заявки до оплаты и доля перехода между ними.

Дебиторская задолженность

Деньги, которые клиенты должны за отгруженный товар.

Цикл сделки

Число дней от заявки до оплаты, в среднем по сделкам.

Конверсия этапа

Доля сделок, которые перешли с этапа на следующий.

Вероятность этапа

Доля сделок с этого этапа, которые в прошлом дошли до оплаты.

Зависшая сделка

Сделка без движения дольше обычного цикла.

Вопросы и ответы

Что должно быть в отчёте отдела продаж

План-факт, прогноз до конца периода, воронка, зависшие сделки, причины отказов и дебиторская задолженность. Активность менеджеров - отдельный отчёт для разбора их работы. Всё остальное добавляют, только если цифра влияет на решения.

Как часто делать отчёт отдела продаж

Активность - каждый день, воронку и прогноз - раз в неделю, план-факт - раз в неделю и в конце месяца. Годовой отчёт по продажам - раз в год. Главное - чтобы отчёты собирались автоматически.

Где взять пример отчёта по продажам

Пример недельного отчёта с прогнозом есть выше в этой статье. Его можно повторить в CRM или в таблице. Важно не скопировать форму, а понять, на какие вопросы она отвечает. Для старта хватит таблицы с этапами, суммами и вероятностями.

Чем отчёт менеджера отличается от отчёта руководителя

Менеджер отвечает за свои сделки: этапы, суммы, следующие шаги и причины отказов в CRM. Руководитель смотрит на общую картину: план-факт, прогноз, воронку и сравнение менеджеров. Если сделки ведутся аккуратно, отчёт руководителя собирается из данных менеджеров автоматически.